Ohjeita henkilöarkiston luovuttamisesta Kansan Arkistolle

Henkilöarkistojen merkityksestä

Jokaisella ihmisellä on oma arkistonsa. Siihen saattaa kuulua kirjeenvaihtoa, päiväkirjoja, muistivihkoja, luonnoksia, käsikirjoituksia, puheita, todistuksia, oikeudenkäyntiasiakirjoja sekä erilaisia työhön, harrastuksiin ja yhteiskunnalliseen toimintaan liittyviä papereita. Arvokkaita ovat omat muistelmat, runot, piirrokset ja valokuvat.

Kansalaisjärjestöissä ja työväenliikkeessä mukana olleiden arkistot sisältävät historiantutkimukselle tärkeää lähdeaineistoa. Niiden antamat tiedot täydentävät usein ratkaisevasti järjestötoiminnan tuloksena syntyneiden virallisten asiakirjojen antamaa kuvaa. Lisäksi monista historian tapahtumista ei ole voinut syntyä muuta kuin yksityisluontoista aineistoa. On tärkeää, että kansalaisliikkeiden historiaa voidaan tutkia myös siitä näkökulmasta, jonka liikkeissä toimineiden ihmisten asiapaperit antavat.

Perhearkistojen yksityisillä kirjeillä ja muilla asiakirjoilla on usein kulttuurihistoriallista arvoa, vaikka niissä käsiteltäisiin jokapäiväisiä arkisia asioita. Tutkimuksen kohteena on entistä useammin arjen historia ja ajan eri ilmiöt, mihin tarvitaan monipuolista lähdeaineistoa.

Henkilöarkiston luovuttamisesta

Henkilöarkisto, kuten muutkin arkistot, tulee säilyttää yhtenä kokonaisuutena. Asiakirjakokonaisuuden hajottaminen eri paikkoihin vaikeuttaa tutkijoiden työtä ja peittää asiayhteyksiä. Kokonaisvaltainen kuva ihmisestä voidaan luoda vain tutkimalla kaikkea häntä koskevaa aineistoa. Jos arkisto sisältää eri henkilöiden papereita, ne tulisi pitää erillisinä kokonaisuuksina.

Kansan Arkisto ottaa vastaan henkilö-, perhe- ja sukuarkistoja. Erityisen kiinnostuksen kohteina ovat kansalaisjärjestöjen ja työväenliikkeen toimihenkilöiden ja aktiivien ja eri ammattien edustajien arkistot ja asiakirjakokoelmat, mutta kuka tahansa voi luovuttaa arkistoon oman henkilöarkistonsa. Myös asiakirjajäämistöjä otetaan vastaan.

Luovutettavasta aineistosta kirjoitetaan luovutussopimus, jossa määritellään aineiston käyttöehdot. Haluttaessa voidaan henkilöarkisto määritellä suljetuksi arkistoksi, jonka tutkiminen on luvanvaraista.

Aineiston luovuttaminen ei edellytä sen järjestämistä, siitä huolehditaan Kansan Arkistossa. Jos luovuttaja haluaa itse alustavasti lajitella papereitaan, voidaan ne ryhmitellä esimerkiksi seuraavasti:
  • kirjeenvaihto
  • muistiinpanot ja käsikirjoitukset
  • asiapaperit asiaryhmittäin
  • painotuotteet
  • valokuvat
Vaikka järjestöjen asiakirjat, pöytäkirjat, kirjeenvaihto ja muu aineisto ovatkin järjestöjen omaisuutta, joudutaan niitä usein säilyttämään yksityisten ihmisten kodeissa. Niinpä monien järjestöaktiivien asiapapereiden joukossa on myös järjestöjen alkuperäisiä asiakirjoja. Jollakulla saattaa olla myös järjestötoimintaan liittyvää esineistöä, kuten lippuja, viirejä, asusteita ja merkkejä. Niiden säilyttäminen on varsin tärkeää. Kaikki järjestöjen aineisto (tositteita ja keskusjärjestöjen kiertokirjeitä lukuunottamatta) on toimitettava Kansan Arkistoon tallennettavaksi, kun sitä ei enää tarvita järjestön päivittäisessä toiminnassa.

Käytännön toimenpiteistä

  • Arkiston järjestämistä ja käyttöä helpottaa, jos asiakirjoihin liitetään tiedot asiakirjan taustasta (esim. missä tilaisuudessa ja milloin puhe on pidetty, kenen tai keiden tekemän asiakirjan luonnos on kyseessä). Tiedot voidaan merkitä erilliselle paperille ja liittää asiakirjoihin esim. yhteisellä suojalehdellä. Myös valokuviin on liitettävä tarpeelliset tiedot (kuvausaika ja -paikka, järjestön tai työpaikan nimi, kuvan tapahtuma, kuvan henkilöt, valokuvaaja).
  • Aineistoon liitetään lyhyt selostus kyseisen henkilön elämänvaiheista (esim. syntymäaika, ja -paikka, koulutus, ammatti, järjestötoiminta, työpaikat, luottamustehtävät, asuinpaikat tarpeellisine vuosilukuineen).
  • Aineiston luovuttamisesta tehdään sopimus, jossa määritellään käyttöehdot (arkisto avoin tutkijoille, tiettyyn vuoteen asti suljettu, henkilön itsensä tai omaisten luvalla käytössä, arkistonhoitajan luvalla käytössä).

Kansan Arkisto auttaa ja neuvoo kaikissa arkistojen luovuttamista ja järjestämistä koskevissa kysymyksissä.

Aineisto kootaan yhteen, pakataan tukeviin pahvilaatikkoihin ja lähetetään postitse Kansan Arkistoon. Arkisto maksaa postimaksun kuittia vastaan.

KANSAN ARKISTO
Vetehisenkuja 1, 00530 Helsinki
puh. 09-7536972, fax. 09-739619
e-mail: info@kansanarkisto.fi