JÄRJESTÖN ARKISTONHOITO

Jokaisella järjestöllä on oma arkisto. Järjestyksessä oleva arkisto voi toimia tehokkaana apuna järjestön päivittäisessä työssä. Arkiston kuntoon saattaminen ja järjestelmällinen arkistointi on mahdollista. Paperikasat toimistojen hyllyiltä ja laatikoista voidaan voidaan saada järjestykseen asiakirjojen luokittelujärjestelmän eli arkistokaavan avulla.

Kansan Arkistossa on tehty oheiset ohjeet järjestöjen arkistonhoitoa varten. Toivomme järjestön asiakirjojen tuottamisesta ja materiaalin arkistoinnista vastaavilta löytyvän aikaa tutustua ohjeisiin. Kansan Arkisto opastaa kaikissa arkistoaineistoon liittyvissä kysymyksissä. Ota yhteyttä!

 

TOIMIVAN ARKISTON AVAINSANAT - A) ARKISTOINNIN SUUNNITTELU JA B) VANHAN ARKISTON JÄRJESTÄMINEN

Aloittessasi uuden arkiston muodostamisen/arkiston kunnostamisen toimi näin:

  1. Hanki itsellesi valtuudet ja aikaa arkiston kunnostamiseen
    • keskustele työtovereidesi kanssa asian tärkeydestä ja arkistointisuunnitelmasta
    • irrottaudu muusta työstäsi pariksi viikoksi arkiston järjestämistä varten
  2. Suorita valmistavat toimenpiteet
    • ratkaise mihin arkisto sijoitetaan
    • teetä organisaatiossasi päätös mihin vuoteen asti vanha aineisto siirretään päätearkistoon (esim.Kansan Arkistoon)
    • siivoa arkistotilasta turhat tavarat pois
    • hanki mappeja ja arkistokansioita
    • hävitä kuusi vuotta vanhemmat tositteet
  3. Opasta työtoverisi arkiston käyttöön
    • sopikaa miten asiakirjojen kulku arkistoon varmistetaan
    • sopikaa miten asiakirjoja lainataan arkistosta ja miten ne palautetaan oikeille paikoille

 

A) Arkistoinnin Suunnittelu

Kun aloitat arkistonhoidon alusta toimi näin:

  • kartoita, mitä aineistoa järjestötoiminnan tuloksena syntyy, mitkä asiakirjat pitää tallentaa, kauanko papereita ym. säilytetään, mihin asiakirjat sijoitetaan ja kuka asiasta vastaa
  • voit käyttää alempana esiteltyä arkistokaavaa suunnittelun apuna, mutta monimutkaisen arkistokaavan laatiminen ei kuitenkaan sovi kaikille järjestöille. Jos papereita syntyy vuosittain vain vähän, saattaa olla järkevämpää koota asiakirjat vuosittain yhteen kansioon välilehdillä eroteltuna
  • suurissa järjestöissä kullekin eri toimintoja hoitavalle osastolle kannattaa luoda omat arkistokaavansa

Käytännön toimenpiteitä:

  • huolehdi siitä, että organisaatiossasi käytetään arkistokelpoisia välineitä (luettelon näistä löydät arkistolaitoksen kotisivuilta http://www.narc.fi/paatos.html)
  • huolehdi siitä, että asiakirjat varustetaan tarpeellisin tiedoin (otsikot, päiväykset, laatijan nimi jne.)
  • sovi siitä, että kaikista tärkeistä asiakirjoista tallennetaan paperitulosteet
  • tee valmiiksi arkistokansioita, joiden selkään on merkitty pääsarjat ja asiakirjasarjan nimi
  • tallenna pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja määräajan jälkeen hävitettävät asiakirjat erikseen
  • liitä valokuviin tarpeelliset tiedot heti (ks. erillinen ohje) ja säilytä ne erikseen valolta suojattuina esim. kirjekuorissa
  • pidä arkistokaava ajan tasalla ja toimiston henkilökunnan saatavilla

B) Vanhan arkiston järjestäminen

  1. Jaa aineisto osiin. Koko aineiston järjestäminen uudelleen ei parissa viikossa ole mahdollista, eikä edes tarpeen. Jaa aineisto esim seuraavasti:
    • päätearkistoon luovutettava aineisto (=aineisto, jota ei tarvita päivittäin)
    • uusi aineisto (=käyttöarkisto) sovitusta vuodesta lähtien. Ota tämä aineisto järjestämisen kohteeksi.
  2. Järjestä aineisto
    • käy läpi kaikki kertynyt aineisto mappi, mapilta, laatikko laatikolta ja kasa kasalta.
    • käytä aineiston luokittelussa apuna järjestön arkistokaavamallia (ks.alempana). Mikäli järjestöllä on jo käytössä jokin toimiva arkistokaava, ei sen muuttaminen ole tarpeen.
    • jaa aineisto pääsarjoihin
    • erota muiden järjestöjen aineisto omaksi kokonaisuudeksi (esim. aluejärjestö, valtuustoryhmä)
    • laita asiakirjat aikajärjestyksessä alasarjoihin
    • sijoita asiakirjat kansioon (vanhin asiakirja alimmaiseksi, uusin päälle)
    • kirjoita kansion selkään sen sisältö

 

MITÄ ARKISTOIDAAN

Kaikki järjestön toimintaan liittyvä, erityisesti sen itsensä tuottama, aineisto säilytetään pysyvästi

  • pöytäkirjat
  • kirjeenvaihto
  • toimintakertomukset ja -suunnitelmat
  • puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
  • lentolehdet, esitteet, tiedotteet
  • selostusaineistot
  • kampanja-aineistot
  • juhla-aineistot ym.
  • valokuvat, videot, äänitteet

 

MITÄ EI TARVITSE SÄILYTTÄÄ PYSYVÄSTI

(määräajat määritellään tarpeen mukaan, viranomaisaineiston seulontaperiaatteista ks. http://www.narc.fi/)

  • keskusjärjestön lähettämät kiertokirjeet (lähettäjä arkistoi)
  • saapuneet yleiskirjeet, ilmoitukset, mainokset
  • tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta. Muillakin tiliasiakirjoilla on lakisääteiset säilytysajat

 

MITEN JÄRJESTÖN ASIAKIRJAT ARKISTOIDAAN

Yleistä:

  • jokaisesta asiakirjasta tulee arkistoida alkuperäinen kappale. Asiakirjassa tulee olla tarpeelliset päiväykset ja allekirjoitukset
  • alkuperäiskappale on arkistoitava heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu
  • myös ATK:lla tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista on tehtävä paperitulosteet arkistoa varten
  • arkistoitavaan asiakirjaan on hyvä merkitä lyijykynällä sana arkistokappale jotta se ei sotkeudu kopioihin
  • arkistoitavista papereista on poistettava metalliset paperiliittimet
  • asiakirjat sijoitetaan kansioihin. Kansion selustaan kirjoitetaan arkistokaavan mukainen aineiston sisältö ja aikamäärä

Luokittelu arkistokaavan mukaan:

  • arkistokaavan pääsarjat - A, B, C, D, E, F, G, H - ovat samat kaikille järjestöille
  • pääsarjat ovat vakiot. Jos järjestön arkistoon ei sisälly esim. diaareja, jonka pääsarja on A, alkaa järjestön arkisto pääsarjasta B, eli luetteloista
  • arkistokaavan pääsarjaan D sijoitetaan järjestön itsensä laatimat toimitteet
  • pääsarja H koostuu asiakirjojen sisällön mukaan järjestetystä aineistosta
  • jokaisen pääsarjan aineisto ryhmitellään alasarjoiksi. Esim. Ca, Cb, Cc, Cd jne. Alasarjat eivät ole vakioita vaan ne muodostetaan tarpeen mukaan aineistosta riippuen.

 

AINEISTON TOIMITUS KANSAN ARKISTOON

Kansan Arkisto toimii vasemmistolaisen työväenliikkeen ja kansalaisjärjestöjen pääte- ja keskusarkistona. Kansan Arkiston tehtäviin kuuluu:

  • vastaanottaa keskus-, piiri- ja perusjärjestöjen asiakirja-aineistoa sekä yksityisten kansalaisten arkistoja
  • opastaa järjestöjä arkistonhoidossa
  • ohjata työväenperinteen keruuta
  • palvella tutkijoita kokoelmien käytössä

Kansan Arkiston aineisto on tutkijoiden käytettävissä luovuttajan määrittelemin ehdoin. Aineisto voi olla joko vapaasti käytettävissä tai sen käyttöä on rajoitettu. Aineisto voi olla käytössä vain järjestön myöntämällä luvalla tai määrävuoteen asti suljettu. Järjestöllä säilyy oikeus saada oma aineisto käyttöönsä esim. historiikin kirjoittamista varten.

Kansan Arkistoon lähetettävä aineisto pakataan pahvilaatikkoon ja toimitetaan perille. Lähetä Kansan Arkistoon myös organisaatiosi tiloihin kertyneet muiden järjestöjen ja henkilöiden arkistot (esim. lopetettujen osastojen arkistot). Arkisto maksaa postikulut tai rahtimaksun kuittia vastaan. Lähetettävän aineiston ei tarvitse olla järjestettyä. Kansan Arkisto huolehtii järjestämisestä ja luetteloinnista sekä toimittaa valmiin arkistoluettelon järjestölle.

JÄRJESTÖJEN ARKISTOKAAVA (ESIMERKKI)